Welke verpakkingsmaterialen heb je nodig voor een complete zending?

Een product verzendklaar maken begint met meer dan alleen een doos eromheen. Je moet bepalen welke verpakking bij het product past, of er extra bescherming nodig is en welk materiaal je gebruikt om de zending goed af te sluiten.

Een klein en licht product vraagt daarbij om een andere aanpak dan een zware bestelling of een pallet met meerdere dozen. In deze blog lopen we stap voor stap door de verschillende onderdelen van een complete zending.

Van product naar verzendklare zending

Een zending kan uit verschillende verpakkingsmaterialen bestaan. De basis is meestal een doos of andere verpakking waarin het product wordt geplaatst. Afhankelijk van de inhoud kan daar beschermings- of opvulmateriaal aan worden toegevoegd.

Bij grotere zendingen komen daar andere materialen bij, zoals hoekbescherming, rekfolie, omsnoeringsband of een pallet.

Het gaat dus niet om één vaste combinatie. De verpakking wordt opgebouwd aan de hand van de zending die je wilt versturen.

Stap 1: kies de juiste doos

De doos vormt voor veel zendingen de basis. Daarbij is het belangrijk om verder te kijken dan alleen de lengte en breedte van het product. Ook de hoogte, het gewicht en de manier waarop de doos wordt verwerkt spelen een rol.

Voor kleinere producten zijn bijvoorbeeld postdozen of brievenbusdozen geschikt. Grotere of zwaardere producten worden vaak verpakt in een Amerikaanse vouwdoos of een andere stevige golfkartonnen verpakking.

Ook het type golfkarton kan verschil maken. Een lichte verpakking is niet voor iedere bestelling geschikt. Bij zwaardere inhoud kan een stevigere doos nodig zijn.

Daarnaast is het handig om naar de dagelijkse praktijk te kijken. Wordt een doos een paar keer per week gebruikt of worden er dagelijks grote aantallen van hetzelfde formaat verwerkt? Ook dat kan meespelen bij de keuze.

Stap 2: bepaal welke bescherming het product nodig heeft

Nadat de basisverpakking is gekozen, kijk je naar het product zelf. Niet ieder artikel heeft namelijk dezelfde bescherming nodig.

Een kwetsbaar oppervlak kan bijvoorbeeld gevoelig zijn voor krassen, terwijl een ander product juist extra demping nodig heeft. Bij materialen zoals noppenfolie en schuimfolie kan de toepassing daarom verschillen per product.

Bij het kiezen van bescherming is het vooral belangrijk om te kijken naar de eigenschappen van het artikel. Heeft het een kwetsbaar oppervlak? Zijn er uitstekende onderdelen? Of moet het product vooral worden beschermd tegen contact met de doos?

Door eerst naar het product te kijken, kun je gerichter bepalen welke bescherming nodig is.

Stap 3: kies het juiste opvulmateriaal

Opvulmateriaal heeft weer een andere functie. Waar beschermingsmateriaal direct rondom een product kan worden aangebracht, wordt opvulling vooral gebruikt om de ruimte binnen de verpakking te benutten.

Er zijn verschillende mogelijkheden.

Opvulpapier is bijvoorbeeld eenvoudig te verwerken en geschikt voor verschillende soorten zendingen. Het kan worden gebruikt om ruimte rondom producten op te vullen.

Ook luchtkussenfolie kan worden gebruikt wanneer snel extra opvulling nodig is. Het materiaal is licht en kan praktisch zijn bij het verwerken van grotere aantallen pakketten.

Noppenfolie kan zowel een beschermende als een opvullende functie hebben. Daarnaast is houtwol een mogelijkheid wanneer ook de uitstraling van de verpakking een rol speelt.

Welk materiaal het beste past, hangt dus af van de manier waarop je het wilt gebruiken.

Stap 4: sluit de verpakking goed af

Wanneer het product is verpakt, moet de doos goed worden gesloten. Hiervoor wordt vaak tape gebruikt.

Ook bij tape zijn verschillende mogelijkheden. Binnen het assortiment vallen bijvoorbeeld PP-tape, PVC-tape, papieren tape en filamenttape.

De keuze kan onder andere afhangen van het type doos, de gewenste hechting en de manier waarop de verpakking wordt gesloten.

Bij een beperkt aantal zendingen kan handmatig sluiten prima werken. Worden er dagelijks grote aantallen dozen verwerkt, dan kunnen een tape-dispenser of verpakkingsmachine het werk praktischer maken.

Stap 5: voeg de juiste verzendinformatie toe

Een goed verpakte doos heeft ook duidelijke verzendinformatie nodig. Het verzendlabel moet goed leesbaar zijn en op een vlak en zichtbaar gedeelte van de verpakking worden aangebracht.

Bij het hergebruiken van dozen is het belangrijk om oude verzendlabels en barcodes te verwijderen of onbruikbaar te maken. Zo voorkom je dat oude informatie tijdens het verwerken van de zending voor verwarring zorgt.

Naast een standaard verzendlabel kunnen ook waarschuwingsetiketten van toepassing zijn. Denk bijvoorbeeld aan een aanduiding voor breekbare inhoud, glas of de gewenste positie van de verpakking.

Daarmee geef je niet alleen informatie over het adres, maar ook over de manier waarop met een zending moet worden omgegaan.

Stap 6: wanneer wordt een zending een palletzending?

Sommige bestellingen zijn te groot of bestaan uit te veel dozen om als losse pakketten te worden verzonden. In dat geval kan een pallet een praktische basis vormen.

Meerdere dozen worden daarbij gezamenlijk op de pallet geplaatst. De manier waarop je de zending opbouwt, wordt daardoor anders dan bij één losse doos.

Er wordt bijvoorbeeld gekeken naar de verdeling van de dozen over de pallet en naar de totale hoogte en afmetingen van de lading.

Een pallet is daarmee niet alleen een ondergrond om dozen op te zetten. Het vormt de basis van een grotere zending die vervolgens verder moet worden verpakt.

Stap 7: extra materialen voor palletzendingen

Bij een palletzending kunnen verschillende aanvullende verpakkingsmaterialen worden gebruikt.

Hoekbescherming kan bijvoorbeeld aan de buitenzijde van de lading worden geplaatst. Dit is vooral relevant wanneer de hoeken en randen van dozen of de lading extra bescherming nodig hebben.

Met omsnoeringsband kunnen dozen of andere onderdelen van een zending bij elkaar worden gehouden. Rekfolie kan vervolgens worden gebruikt om de pallet als geheel te omwikkelen.

Ook een tophoes of andere palletafdekking kan worden toegepast wanneer de bovenzijde van de lading extra bescherming nodig heeft.

Welke materialen je uiteindelijk gebruikt, hangt af van de samenstelling van de pallet en de manier waarop deze wordt verzonden.

Denk ook aan het verpakkingsproces zelf

De keuze van verpakkingsmateriaal gaat niet alleen over de zending. Ook de manier waarop medewerkers dagelijks werken is belangrijk.

Wanneer er veel verschillende producten worden verwerkt, kan het helpen om dozen per formaat te ordenen en veelgebruikte materialen dicht bij de inpakplek te bewaren. Zo hoeven medewerkers tijdens het verpakken minder vaak heen en weer te lopen of naar materialen te zoeken.

Ook een vaste werkwijze kan overzicht geven. Bijvoorbeeld eerst de doos klaarzetten, daarna het product plaatsen, de benodigde bescherming toevoegen en vervolgens de verpakking sluiten en voorzien van de juiste informatie.

Bij grotere aantallen kunnen hulpmiddelen zoals dispensers of verpakkingsmachines daarbij een praktische aanvulling zijn.

Een goed ingericht verpakkingsproces draait dus niet alleen om het materiaal dat je gebruikt, maar ook om de manier waarop je ermee werkt.

Van kleine bestelling tot complete pallet

De benodigde materialen kunnen per zending behoorlijk verschillen.

Een kleine bestelling kan bijvoorbeeld bestaan uit:

Postdoos → opvulling → tape → verzendlabel

Voor een kwetsbaar product kan de combinatie uitgebreider zijn:

Golfkartonnen doos → beschermingsmateriaal → opvulling → tape → waarschuwingsetiket → verzendlabel

Bij een grotere palletzending kan de opbouw bijvoorbeeld zijn:

Pallet → dozen → hoekbescherming → omsnoeringsband → rekfolie → topbescherming → palletlabel

Deze voorbeelden laten zien dat een complete zending niet altijd uit veel materiaal hoeft te bestaan. De samenstelling verandert vooral wanneer het formaat, het product of de manier van verzenden verandert.

Handige checklist voor het verpakken

Voordat een zending vertrekt, kun je met een korte controle nagaan of alles klaar is:

• Wat zijn de afmetingen van het product?
• Hoe zwaar is de zending?
• Heeft het product een kwetsbaar oppervlak of onderdelen die extra aandacht nodig hebben?
• Welke doos past bij de bestelling?
• Is beschermingsmateriaal nodig?
• Welk opvulmateriaal past bij de verpakking?
• Welke tape is geschikt?
• Zijn er speciale waarschuwingsetiketten nodig?
• Wordt de bestelling als losse doos of op een pallet verzonden?
• Is bij een palletzending extra materiaal nodig, zoals hoekbescherming, omsnoeringsband of rekfolie?
• Is alle verzendinformatie duidelijk zichtbaar?

Met deze controle kun je voorkomen dat er vlak voor verzending nog materiaal ontbreekt of informatie moet worden aangepast.

Iedere zending vraagt om een eigen aanpak

Een bestelling verpakken is uiteindelijk maatwerk. Een kleine doos met één product vraagt om een andere oplossing dan een pallet met meerdere dozen. Ook binnen dezelfde productgroep kunnen de verpakkingsbehoeften verschillen.

Daarom is het handig om niet vanuit één vast pakket aan materialen te denken, maar vanuit de zending zelf. Welke verpakking past hierbij, welke bescherming is nodig en wat is nodig om de bestelling netjes en compleet te kunnen verzenden?

Van een eenvoudige doos tot een volledig opgebouwde pallet: met de juiste materialen kun je voor iedere zending een passende verpakking samenstellen.